Tietosuojaseloste

Tämä on KN-Sähkö Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 23.11.2020. Viimeisin muutos 23.11.2020.

1. Rekisterinpitäjä

KN-Sähkö Oy, Reiviläntie 21, 41800 JYVÄSKYLÄ

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Sauli Nurminen
sauli.nurminen@knsahko.fi
040 538 3037

3 Rekisterin nimi

KN-Sähkö Oy:n sähköposti-, asiakas-, tilaaja-, prospekti- ja markkinointirekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

1. Asiakkaat:
1.1. Asiakaspalvelun edellyttämien yhteydenottojen mahdollistaminen. Asiakassuhteen ylläpito, hoitaminen, hallinta ja kehittäminen.

1.2. Palvelujen tarjoaminen ja tuottaminen

1.3. Asiakastietojen sekä asiakas- ja kontaktihistorian hallinta.

1.4. Tuki- ja neuvontapalvelujen järjestäminen asiakkaalle sekä palvelutoimenpiteiden, toimeksiantojen, laskutuksen hallinta ja laadun varmistaminen.

1.5. Rekisterinpitäjä kerää tietoja myös

asiakkaan tunnistamiseksi ja väärinkäytösten estämiseksi.

1.6. Sähköisten tietosisältöjen välitys niiden tilaajille.

2. Verkkosivuston käyttäjät ja potentiaaliset asiakkaat:
2.1. Palvelujen markkinointi potentiaalisille asiakasyrityksille ja sivustovierailijoille. Markkinointia kohdistetaan rekisteröitävälle, yritykselle, yhteyshenkilölle, sivustovierailijalle tai luonnolliselle henkilölle vain tämän itse sen salliessa.

2.2. Markkinointiviestinnän kohdentaminen, tuote- ja palvelutarjoaman kehittäminen sekä liiketoiminnan kehittäminen ja raportointi.

2.3. Tutkimus ja tilastolliset analyysit. Asiakkuuksien analysointi, ennustaminen, ryhmittely ja kehittäminen.

2.4. Asiakaspalautteen sekä asiakaskyselyjen ja -tutkimusten tulosten käsittely, analysointi ja tilastointi.

5 Rekisterin tietosisältö

Nimitiedot:

etunimet
sukunimi
Osoitetiedot:
postinumero
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
IP-osoite
Suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot

 

Asiakaspalveluun tai uusasiakashankintaan liittyvät tiedot:

asiakaspalaute
asiakaspalvelutapahtumien tiedot
asiakaspuhelujen nauhoitukset
asiakkuuden alkamisaika
asiakkuuden päättymisaika
asiakkuuden tilat
asiakkuuden tasot
tarjoushistoria
tiedot aikaisemmista yhteydenotoista
tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta
kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot ja näihin liittyvät keskustelut
sivustokäyttäytyminen
Kampanjoiden tiedot ja niihin liittyvät seurantatiedot.
Markkinoinnin kohdentamisessa käytettävät tunnisteet
Uutiskirjeiden avaus- ja lukutiedot.

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin se sopimus, johon henkilön tietojen käsittely perustuu, on voimassa. Tiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan rekisteröidyltä ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle. Knsahko.fi -sivustolta lähetetyt lomaketiedot poistetaan automaattisesti viiden (5) vuoden kuluttua lähetyksestä. Asiakas- ja markkinointirekisteristämme poistamme tarpeettomat henkilötiedot viiden (5) vuoden välein. Sähköpostimarkkinointilistalta pääsee poistumaan itse jokaisessa lähetetyssä markkinointisähköpostissa olevan poistumislinkin kautta.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteinä ovat asiakas-, tilaus- tai asiakasprospektisuhteen aloitus henkilökohtaisessa tapaamisessa, sähköpostitse tai sähköisellä lomakkeella rekisterinpitäjän verkkosivuilla. Asiakas-, tilaus- tai asiakasprospektisuhteen aloituksen jälkeen tietoja kerätään automaattisella sähköisellä tunnistuksella rekisterinpitäjän sähköpostikirjeissä. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan suostumuksella häneltä itseltään verkkosivustovierailun yhteydessä tai muun henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä.

KN-Sähkö Oy:n omassa toiminnassa kertyviä tietoja täydennetään tarvittaessa yleisesti saatavilla olevien yritystietolähteiden (kuten YTJ:n ja TIEKE:n) kautta tai näiden puuttuessa kohdetahon verkkosivuilla julkisesti esillä olevilla tiedoilla.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan valikoidusti luovuttaa rekisterinpitäjän toimeksiantaman telemarkkinointiyrityksen kohdennettuun markkinointikampanjaan. Tietojen omistajuus ei siirry rekisterinpitäjältä ulkopuolisille eikä ulkopuolisilla ole oikeutta toimeksiantoa laajempaan käyttöön. Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä. Asiakastietoja voidaan siirtää tai luovuttaa asiakkaan tekemän toimeksiannon toteuttamiseksi tai asiakkaan suostumuksella myös väliaikaisiin rekistereihin, kuten tapahtuma-, arvonta- kontaktointi- tai tutkimusrekistereihin. Näiden em. väliaikaisiin rekistereiden tietoja käsitellään ainoastaan kunkin rekisterin käyttötarkoituksia varten, erikseen informoidulla tavalla. KN-Sähkö Oy luovuttaa henkilötietoja perintätoimistolle, kun se on tarpeellista maksujen valvomiseksi.

Rekisteröityjen henkilötietoja KN-Sähkö Oy:n lukuun käsittelee:

Facebook Inc.
Google LLC.
Microsoft Corporation
WordPress Inc.
Rocket Science Group

 

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Pääsääntöisesti KN-Sähkö Oy Oy ei siirrä tai luovuta asiakkaan henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain sallimilla tavoilla mikäli:

tiedot siirretään maahan tai ko. maassa sijaitsevaan organisaatioon, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso, tai
mikäli rekisteröitävä on antanut siihen suostumuksensa. Milloin mahdollista, KN-Sähkö Oy on valinnut henkilötietojen säilytyspaikaksi tietoturvalliset, Euroopassa sijaitsevat palvelinkeskukset. Jotkin edellä mainituista palveluntarjoajista ja/tai rekisterinkäsittelijöistä saattavat varmuuskopioida tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Tiedot varmuuskopioidaan, jotta tiedot olisivat turvassa myös tilanteissa, joissa pääasialliset palvelimet menevät epäkuntoon. KN-Sähkö Oy on varmistanut, että palveluntarjoajat ja/tai rekisterinkäsittelijät ovat liittyneet EU:n ja Yhdysvaltain väliseen ns. Privacy Shield -ohjelmaan (https://www.privacyshield.gov/list), jonka tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään KN-Sähkö Oy:n lukitussa toimitiloissa sijaitsevissa lukituissa säiliöissä. Valvomaton kulkeminen tilaan on ulkopuolisilta estetty. Omatoiminen pääsy tiloihin on sallittua vain niille ja mahdollistettu vain niille, jotka ovat kirjallisilla sopimuksilla KN-Sähkö Oy:n jäseniksi sitoutettuja. Ns. ulkopuolisten henkilöiden pääsy tiloihin on aina valvottua.

Tietojärjestelmillä tallennettavat ja käsiteltävät tiedot ovat rajattujen ja nimettyjen henkilöiden käytettävissä. Käyttö edellyttää kirjautumista tietojärjestelmään. Tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Tietojärjestelmään sisäänkirjautumiseen tarvittavia pääsytunnuksia luovutetaan vain KN-Sähkö Oy:n jäsenille. Luovutuksia valvoo yhteyshenkilö. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä sitoo vaitiolovelvollisuus.

10 Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisteröidyllä on tasavertainen oikeus tarkastaa, käsitellä, poistaa, korjata ja muokata henkilörekisteriin talletetut tietonsa. Pyyntö tietojen edellä luetelluihin toimenpiteisiin voidaan rekisteröidyn toimesta osoittaa, toimeksiantaa ja pyytää käyttäen kaikkia yleisempiä kirjallisia yhteydenottomuotoja. Tarkastus- ja korjaustyöpyyntö on tehtävä kirjallisesti ja lähetettävä allekirjoitettuna yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Yhden tarkastus- ja korjaustyöpyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta. Tietojen tarkastus- ja korjaustyöpyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Tietoja voivat rekisteröidyn puolesta ja erillisestä pyynnöstä käsitellä vain KN-Sähkö Oy:n kirjallisesti valtuutettu jäsen.

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisteröidyllä on tasavertainen oikeus tarkistaa, käsitellä, poistaa, korjata ja muokata henkilörekisteriin talletetut tietonsa. Pyyntö tietojen edellä luetelluihin toimenpiteisiin voidaan rekisteröidyn toimesta osoittaa, toimeksiantaa ja pyytää käyttäen kaikkia yleisempiä kirjallisia yhteydenottomuotoja. Tarkastus- ja korjaustyöpyyntö on tehtävä kirjallisesti ja lähetettävä allekirjoitettuna yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Yhden tarkastus- ja korjaustyöpyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta. Tietojen tarkastus- ja korjaustyöpyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Tietoja voivat rekisteröidyn puolesta ja erillisestä pyynnöstä käsitellä vain KN-Sähkö Oy:n kirjallisesti valtuutettu.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

 

Vastustamisoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että KN-Sähkö Oy on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti tai, että KN-Sähkö Oy:llä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietoja.

 

Suoramarkkinointikielto:

KN-Sähkö Oy hankkii verkkomainontaa mm. Facebookilta. Nämä yhtiöt eivät kuitenkaan koskaan saa rekisteröidyn henkilötietoja KN-Sähkö Oy:n välittämänä, eikä tällaisessa mainonnassa ole kyse suoramarkkinoinnista, vaan se perustuu evästeisiin. KN-Sähkö Oy ei koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietoja muille tahoille markkinointitarkoituksiin. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen sähköiseen suoramarkkinointiin hyödyntämällä uutiskirjeessä olevaa tilauksen peruutuslinkkiä.

 

Poisto-oikeus:

Mikäli rekisteröity kokee, että joidenkin ko. rekisteröityä koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen KN-Sähkö Oy:n tehtävien kannalta, on rekisteröidyllä oikeus pyytää KN-Sähkö Oy:tä poistamaan kyseiset tiedot. KN-Sähkö Oy käsittelee pyynnön, jonka jälkeen tiedot joko poistetaan tai rekisteröidylle ilmoitetaan perusteltu syy, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli rekisteröity on eri mieltä ratkaisusta, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html). Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että KN-Sähkö Oy rajoittaa kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

 

Valitusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että hänen henkilötietoja käsitellessä KN-Sähkö Oy rikkoo voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html).

One thought on “Tietosuojaseloste

Comments are closed.